Il decreto Legge n. 112 del 25 giugno 2008 introduce un radicale cambiamento nelle attività di gestione del Personale a seguito dell'eliminazione dei Libri Paga e Matricole e della loro sostituzione, a far data dal 18 agosto 2008 con proroga al 16 gennaio 2009, con il LIBRO UNICO del Lavoro.

Il LIBRO UNICO del lavoro assolve la funzione essenziale di documentare ad ogni singolo lavoratore lo stato effettivo del proprio rapporto di lavoro e agli Organi di vigilanza lo stato occupazionale dell'Impresa.

Con l'entrata in vigore del decreto legge 112/08 e l'introduzione del LIBRO UNICO vengono, di fatto, abrogati:

  Libri matricola e paga delle Aziende soggette all'assicurazione INAIL
  Libri matricola e paga per le Aziende soggette all'INPS
  Obbligo di conservazione dei Libri matricola e paga da parte delle Imprese
  Registrazioni sui libri matricola e paga in material di assegni familiari
  L'istituzione dei libri matricola e paga per le aziende giornalistiche
  L'istituzione e la gestione del Registro d'Impresa per i datori di lavoro
    agricolo
  Le sanzioni per la mancata istituzione e l'omessa esibizione dei Libri
     matricola e paga (Supersanzione).
 

Per chi è obbligatorio

Rientrano tra i soggetti obbligati all'istituzione e gestione del LIBRO UNICO i datori di lavoro PRIVATI di qualsiasi settore, compresi i datori di lavoro agricoli, dello spettacolo, dell'autotrasporto e marittimi, con la sola eccezione dei datori di lavoro domestico.

Non rientrano tra i soggetti obbligati le seguenti tipologie di aziende:

  Le Società cooperative senza dipendenti
  Le Imprese familiari e, più in generale, le Ditte individuali.

Sono esenti dalla tenuta del LIBRO UNICO tutte le Pubbliche Amministrazioni.

Obbligo di istituzione e tenuta del Libro Unico

La gestione e conservazione del LIBRO UNICO del Lavoro può essere effettuata soltanto mediante l'utilizzazione di uno dei seguenti sistemi:

  Elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo, con
    numerazione di ogni pagina e vidimazione prima della messa in uso presso
    l'INAIL
  Stampa laser, con autorizzazione preventiva, da parte dell'INAIL, alla
    stampa e alla generazione della numerazione automatica
  Supporti magnetici.

Luogo di tenuta del Libro Unico e obbligo di conservazione

Il Decreto Lgs. 112/08 stabilisce che il LIBRO UNICO del lavoro può essere conservato presso:

  La Sede legale dell'Impresa
  Lo Studio del Consulente del lavoro o di altro Professionista abilitato (Studio
     Paghe).

Il datore di lavoro, ovvero i consulenti del lavoro, i professionisti autorizzati o i servizi e centri di assistenza delle associazioni di categoria che detengono il LIBRO UNICO, hanno l'obbligo di conservarlo per la durata di cinque anni dalla data dell'ultima registrazione.